Theo đồng chí Nguyễn Mạnh Chủ, Phó Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ: Tài liệu lưu trữ là di sản đặc biệt, được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, là nguồn thông tin quá khứ quan trọng cần được lưu trữ, bảo quản. Cùng với sự phát triển của xã hội, nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức, công dân ngày một nhiều. Với những yêu cầu của công tác cải cách hành chính nhà nước, với chức năng, nhiệm vụ của mình, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đẩy mạnh hoạt động thu thập tài liệu và coi đó là nhiệm vụ mang tính chất quyết định tạo nên sự hoàn thiện của phông lưu trữ tỉnh. Những năm qua, trên cơ sở chỉ đạo của tỉnh về việc thu hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ tỉnh, hàng năm, Chi cục đã tham mưu Sở Nội vụ ban hành kế hoạch triển khai, tổ chức để thống nhất về thành phần, nội dung, thời gian giao nhận hồ sơ, tài liệu về lưu trữ tỉnh. Trong quá trình thực hiện, Chi cục phân công công chức, viên chức thường xuyên theo dõi kiểm tra, đôn đốc việc thu thập tài liệu, hướng dẫn về chuyên môn để thực hiện công tác chỉnh lý, lập mục hồ sơ có giá trị vĩnh viễn để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh và thực hiện các bước giao nộp hồ sơ, tài liệu theo quy định của Bộ Nội vụ. 

Hiện nay, tại kho lưu trữ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ hiện đang bảo quản 19 phông (khối) tài liệu tương đương với 401 mét tài liệu của 19 cơ quan, đơn vị được thu về từ năm 2013 đến nay. Đây là khối tài liệu có giá trị, rất quan trọng và được bảo quản vĩnh viễn phục vụ các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, công dân.

Cũng theo đồng chí Phó Chi cục trưởng: Bên cạnh những đơn vị làm tốt việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ như Văn phòng UBND tỉnh (trong 5 tháng đã chỉnh lý xong 250m giá tài liệu xếp đống trong kho; giao nộp 4.833 hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh), hoạt động thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh trong thời gian qua cũng gặp không ít khó khăn. 

Chị Nguyễn Thị Bích Liên, Trưởng phòng Thu thập, chỉnh lý (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) cho biết: Do lãnh đạo một số cơ quan và người được giao phụ trách, người trực tiếp làm công tác lưu trữ chưa thực sự quan tâm, chú ý đến công tác lưu trữ; chuyên viên được giao giải quyết công việc không lập hồ sơ khi kết thúc công việc và không nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định. Do vậy xảy ra tình trạng tài liệu của các cơ quan, tổ chức còn tích đống tại kho, phòng làm việc của cán bộ, công chức chưa được chỉnh lý nên rất khó khăn cho việc giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Bên cạnh đó, kinh phí, phương tiện phục vụ công tác lưu trữ rất hạn chế, hầu như các cơ quan không bố trí hoặc bố trí rất ít kinh phí cho công tác lưu trữ nên việc bảo quản tài liệu gặp nhiều khó khăn, nhiều tài liệu bị mục nát, mối xông. Tất cả những yếu tố này đều khiến hoạt động thu, nộp hồ sơ, tài liệu không đạt chất lượng yêu cầu và mất nhiều thời gian.

Với nhân lực hiện tại, trung bình mỗi năm Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu Sở Nội vụ xây dựng, ban hành kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu của 5 cơ quan, tổ chức về kho lưu trữ tỉnh. Tuy nhiên, 2 kho lưu trữ của Chi cục đều đã quá tải. Nhiều tài liệu phải để bảo quản ở các phòng chuyên môn, mỗi phòng một ít. Điều này gây không ít khó khăn trong bảo quản tài liệu cũng như sức khỏe của cán bộ, nhân viên Chi cục. Theo Quyết định số 2700/QĐ-UBND ngày 6/11/2015 của UBND tỉnh, có 293 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Tuy nhiên, hồ sơ, tài liệu thu về của 19 cơ quan, tổ chức thời gian qua đã khiến việc lưu trữ quá tải. 

Trong thời gian tới, cán bộ, nhân viên Chi cục rất mong các cấp, các ngành có biện pháp chỉ đạo tháo gỡ khó khăn kịp thời để hoạt động thu thập, lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu được bảo đảm theo đúng quy định.

Đào Quyên