Google Drive là gì? Nó hoạt động như thế nào?

Google Drive là một dịch vụ lưu trữ đám mây vô cùng phổ biến trên thế giới hiện nay, nó cho phép bạn lưu giữ các tệp khác nhau trên đám mây và sau đó truy cập chúng từ điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính cá nhân của bạn. Google Drive thường được cài đặt sẵn trên hầu hết các điện thoại Android khi bạn mới mua về và sử dụng tài khoản của Gmail để đăng nhập nếu như bạn đã có sẵn.

Google Drive là dịch vụ vô cùng mạnh mẽ và dễ sử dụng, nhưng nếu bạn chưa quen với lưu trữ đám mây và chưa bao giờ sử dụng các đối thủ cạnh tranh của Google Drive như Dropbox hoặc Box, nó có thể sẽ gây choáng ngợp và khó sử dụng cho bạn. Để có thể khắc phục điều đó, bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng Google Drive hiệu quả và dễ dàng nhất.

Google Drive hoạt động bằng cách cho phép người sử dụng lưu trữ phương tiện, tập tin cá nhân, tài liệu lên các máy chủ của Google thông qua tiện ích đám mây. Từ đó người dùng có thể truy cập trở lại các tập tin, tài liệu đó dễ dàng ở bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet và được cài đặt sẵn Google Drive bên trong.

Điểm mạnh của Google Drive đối với người dùng

1. Các loại tệp được hỗ trợ

Để có thể biết được cách sử dụng Google Drive, trước hết bạn cần nắm rõ những loại tệp, định dạng nào sẽ được Google Drive hỗ trợ một cách tốt nhất. Thật may mắn, Google Drive hỗ trợ rất nhiều loại tệp khác nhau để bạn có thể lựa chọn, bao gồm:

- Tệp hình ảnh (gồm định dạng JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP và WEBP).

- Tệp văn bản trong Microsoft Office (gồm định dạng doc, docx, xls, xlsx,...).

- Tệp định dạng PDF.

- Các video (gồm định dạng MPEG4, 3GPP, MOV, AVI, WMV, FLV, OGG và WebM).

- Tệp âm thanh (gồm định dạng MP3, MPEG, WAV).

- Tệp làm việc trong Adobe Photoshop (psd, pdd).

- Tệp làm việc trong Apple Pages (công cụ soạn thảo của Apple).

- Tệp làm việc của Autodesk (thuộc AutoCAD).

- Các tệp PostScript.

2. Giới hạn về kích thước các tệp

Tuy Google Drive hỗ trợ khá nhiều cho các loại tệp tin và định dạng khác nhau, thế nhưng các tệp sẽ bị giới hạn về kích thước để đảm bảo cho việc lưu trữ được tốt nhất mà không gây ảnh hưởng xấu đến người sử dụng.

- Với các tệp tài liệu: Tối đa chỉ 1,02 triệu ký tự, nếu như bạn chuyển đổi tài liệu sang định dạng Google Document thì kích thước file tối đa sẽ là 50Mb.

- Với các tệp bảng tính: Tối đa 2 triệu ô được tạo hoặc là chuyển đổi sử dụng trên Google trang tính.

- Với các bản trình bày: Tối đa 100Mb cho các bản trình bày được chuyển đổi sang Google Trang trình bày.

- Tất cả các tệp khác: Tối đa lên đến 5TB

3. Mức giá để sử dụng dịch vụ

Về cách sử dụng Google Drive ban đầu, mỗi tài khoản Gmail khi đăng ký sẽ được tích hợp sẵn ứng dụng này bên trong. Người dùng sẽ được tặng miễn phí 15Gb dung lượng lưu trữ, có thể chia sẻ dễ dàng qua Drive, Gmail và Photos, như vậy là đủ đối với đại đa số người dùng phổ thông. Thế nhưng nếu bạn có nhiều tài liệu, tệp hơn hoặc là một doanh nghiệp lớn thì 15Gb dung lượng miễn phí kia chắc chắn không thể đủ. Sau đây là bảng giá niêm yết khi bạn muốn đăng ký thêm dung lượng lưu trữ của Google Drive:

Nếu như bạn là doanh nghiệp, Google Drive sẽ cung cấp các gói dành riêng cho doanh nghiệp với dung lượng từ 10, 20 đến 30 TB và mức giá tương ứng. Tuy nhiên bạn hãy lựa chọn thật khôn khéo để có thể tiết kiệm chi phí nhất khi sử dụng mà vẫn có thể đảm bảo đủ dung lượng lưu trữ mà bạn cần hàng tháng.

Cách sử dụng Google Drive trên máy tính dễ dàng nhất

1. Cách sử dụng Google Drive để tải tệp từ máy tính lên

Để có thể tải tệp tin từ máy tính cá nhân của bạn lên Google Drive nhằm lưu trữ, hãy thực hiện các bước như sau:

- Bước 1: Chọn vào nút “Mới” có dấu cộng ở bên cạnh để tiến hành chọn tệp tin tải lên Drive. Một bảng menu khác khi này sẽ hiện ra, bạn chỉ cần lựa chọn tải tệp tin hoặc thư mục lên Drive theo như mong muốn.

- Bước 2: Sau khi đã chọn tải tệp lên, một bảng khác sẽ hiện ra để bạn có thể tìm đến thư mục nơi chứa tệp tin đó để có thể lựa chọn nhằm tải lên Drive. Sau đó click vào Open để có thể tải tệp đó lên Drive.

- Bước 3: Khi này quá trình tải tệp tin lên Google Drive sẽ được bắt đầu, mất một khoảng thời gian tùy thuộc vào kích thước của tệp mà bạn định tải lên Drive. Sau khi tải xong thì sẽ có thông báo hiện ra báo hoàn tất.

2. Cách sử dụng Google Drive để tải tệp tin xuống máy tính

Để có thể tải tệp tin đã lưu giữ trên Google Drive xuống máy tính cá nhân để sử dụng, bạn hãy tham khảo các bước thực hiện sau đây:

- Bước 1: Chọn lấy một tệp tin hoặc thư mục mà bạn muốn tải về máy tính, sau đó click chuột phải vào tệp tin đó. Một bảng menu sẽ hiện ra, bạn ấn chọn “Tải xuống” là được.

- Bước 2: Khi này Google Drive sẽ nén tập tin của bạn dưới định dạng file RAR để tải xuống. Bạn chỉ cần lựa chọn thư mục nào trên máy tính cá nhân để chứa tệp RAR này là được.

3. Cách sử dụng Google Drive để chia sẻ tệp tin cho người khác

Bên cạnh việc tải lên hoặc tải xuống các tệp tin nhằm phục vụ mục đích lưu trữ, Google Drive còn cho phép bạn có thể chia sẻ tệp tin của mình cho những người khác thông qua địa chỉ email cá nhân.

- Bước 1: Chọn tệp tin hoặc thư mục trong Google Drive mà bạn muốn chia sẻ cho người khác. Sau đó click chuột phải vào tệp tin đó để chọn “Chia sẻ”.

- Bước 2: Nhập Email của những người mà bạn muốn chia sẻ tệp tin trong Drive, cuối cùng click vào ô “Xong” để kết thúc quá trình chia sẻ. Khi này sẽ có thông báo gửi vào mail của người được chia sẻ về tệp tin để họ có thể truy cập và theo dõi.

4. Cách sử dụng Google Drive để xóa tệp tin không cần thiết

Với những tệp tin nằm trong Drive đã lâu mà bạn không còn dùng đến nó nữa, hãy thực hiện thao tác xóa bỏ để làm trống bớt dung lượng lưu trữ cho tài khoản của bạn. Từ đó bạn sẽ có thể lưu trữ được nhiều tệp tin mới sau này.

- Bước 1: Lựa chọn tệp tin hoặc thư mục mà bạn muốn xóa bỏ ra khỏi Drive, click chuột phải lên tệp tin hoặc thư mục đó rồi chọn phần “Xóa” nằm ở phía dưới cùng của thanh menu.

- Bước 2: Đợi Google Drive xóa bỏ tệp tin mà bạn lựa chọn là đã hoàn tất quá trình xóa tệp trong Drive.

Cách sử dụng Google Drive trên điện thoại

1. Truy cập vào Google Drive trên điện thoại

Đối với các dòng máy điện thoại Android, Google Drive đã được tích hợp bên trong máy ngay từ khi bạn mới mua máy về để sử dụng. Do đó mà bạn không cần thiết phải tải mới ứng dụng về mà chỉ cần đồng bộ tài khoản Gmail với Drive là xong.

Còn đối với các dòng điện thoại iPhone chạy iOS thì sẽ không có sẵn ứng dụng Google Drive, bạn hãy truy cập vào App Store của máy để tìm kiếm ứng dụng và tiến hành tải xuống. Sau đó bạn chỉ việc truy cập vào ứng dụng Google Drive đã được cài đặt xong.

2. Đăng nhập vào ứng dụng Google Drive

Để sử dụng các tiện ích bên trong Google Drive, bạn cần phải đăng nhập vào ứng dụng thông qua tài khoản Gmail của mình.

Sau khi bạn đã đăng nhập thành công, ứng dụng sẽ hiển thị các thanh menu và tiện ích tương tự như giao diện khi sử dụng trên máy tính cá nhân, bạn chỉ việc thao tác các tệp tin của mình theo ý muốn là được.

Theo 24h.com.vn