Ðược UBND tỉnh chọn xây dựng và triển khai thí điểm mô hình thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông, Thành phố xác định đây là nhiệm vụ quan trọng và là khâu đột phá trong CCHC nên đã tăng cường công tác lãnh đạo, chỉ đạo, xây dựng đề án và hướng dẫn thực hiện, giao nhiệm vụ cụ thể cho các phòng, ban liên quan… Trích ngân sách trên 3 tỷ đồng đầu tư xây dựng nhà làm việc của bộ phận một cửa với diện tích 334m2 nằm ở vị trí riêng biệt, bảo đảm vừa thuận tiện cho cá nhân, tổ chức đến liên hệ làm việc, vừa gần trụ sở UBND Thành phố để tiện cho khâu giám sát và xác nhận các loại giấy tờ, thủ tục. Mua sắm và lắp đặt hệ thống thiết bị chuyên dụng, hệ thống mạng, thiết bị tin học, văn phòng đáp ứng yêu cầu công việc như: Hệ thống xếp hàng tự động, hệ thống camera giám sát, hệ thống mã vạch, màn hình cảm ứng, máy vi tính, máy fax, máy Photocopy…

Ðồng thời, triển khai phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cải cách hành chính. Hoàn thiện bộ máy tổ chức, bố trí 8 biên chế gồm 1 phụ trách và 7 công chức của các phòng, ban liên quan bảo đảm vận hành bộ máy thông suốt, nhịp nhàng. Cùng với việc đầu tư hoàn thiện cơ sở vật chất và đội ngũ nhân lực, Thành phố đã chủ động xây dựng quy chế hoạt động và quy trình giải quyết thủ tục hành chính cho 5 lĩnh vực. Trong đó thực hiện theo cơ chế một cửa ở 4 lĩnh vực gồm: đăng ký kinh doanh, quản lý đô thị, tư pháp, lao động - thương binh - xã hội và thực hiện cơ chế một cửa liên thông đối với 1 lĩnh vực là quản lý đất đai. Khi công dân có nhu cầu thực hiện thủ tục hành chính, thay vì phải đến trực tiếp từng bộ phận như trước đây vừa phiền hà, vừa mất thời gian thì nay họ chỉ phải đến một nơi, cán bộ của bộ phận một cửa sẽ xem xét yêu cầu, tiếp nhận hồ sơ, viết giấy biên nhận và viết phiếu hẹn trả kết quả. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn công dân bổ sung hoàn thiện, nếu không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn công dân đến cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Tại bộ phận một cửa, hệ thống xếp hàng tự động sẽ cấp số giao dịch và tự động hướng dẫn công dân đến quầy giao dịch, xếp hàng chờ đến lượt. Quá trình phục vụ được thực hiện theo nguyên tắc đến trước phục vụ trước, không để xảy ra tình trạng chen lấn, xô đẩy hoặc phục vụ người thân quen trước. Do phần lớn công dân đến liên hệ giải quyết công việc còn hạn chế về kiến thức pháp luật và quy trình giải quyết các thủ tục hành chính vì vậy bộ phận một cửa của Thành phố đã áp dụng nhiều giải pháp hỗ trợ công dân hiểu rõ về các quy trình thủ tục như hướng dẫn trực tiếp, tra cứu qua hệ thống màn hình cảm ứng lắp đặt tại trụ sở hoặc tra cứu internet miễn phí.

Ngoài ra, hồ sơ của mỗi công dân đều được cấp một mã vạch riêng giúp giám sát quá trình giải quyết của các đơn vị chức năng, đồng thời cho phép công dân chủ động kiểm tra xem hồ sơ của mình đã giải quyết đến đâu, đang nằm ở bộ phận nào và khi nào thì xong. Với quy trình giải quyết thủ tục hành chính như trên, từ khi đi vào hoạt động (tháng 3/ 2009) đến hết tháng 6/ 2012, bộ phận một cửa, một cửa liên thông của Thành phố đã tiếp nhận tổng số 28.752 hồ sơ. Trong đó hồ sơ trả trước hạn và đúng hạn chiếm 97,13%, chỉ có 1,5% số hồ sơ trả chậm theo quy định và 1,37% phải trả về để hoàn thiện. Một số thủ tục như cấp giấy khai sinh trước đây phải chờ 1 tuần và qua 3 bộ phận thì nay chỉ qua 1 bộ phận và thời gian giảm còn 24h…

Tuy nhiên, hoạt động của bộ phận một cửa tại UBND Thành phố cũng còn bộc lộ không ít hạn chế. Cụ thể là việc sắp xếp nhân sự chưa thực sự khoa học; chế độ đãi ngộ và cơ chế huy động kinh phí chưa phù hợp, thiếu rõ ràng. Toàn bộ số lệ phí đã thu trong 3 năm (1,1 tỷ đồng) cơ bản chỉ đủ để duy trì hoạt động của bộ phận một cửa trong 1 năm, phần còn lại Thành phố phải trích ngân sách cấp bù. Một số thủ tục vẫn chưa đảm bảo tính liên thông, ví như thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất vẫn phải qua 5 khâu mới hoàn chỉnh. Cơ chế phối hợp giữa các ngành chức năng chưa chặt chẽ, nhịp nhàng, hiện vẫn còn 2 ngành là Thuế và Kho bạc chưa cử cán bộ tham gia bộ phận một cửa…

Ðể khắc phục những hạn chế nói trên, tới đây Thành phố tiếp tục rà soát, đề nghị sửa đổi và bãi bỏ các thủ tục hành chính không phù hợp nhằm đơn giản hoá quy trình, giảm phiền hà cho cá nhân, tổ chức. Nghiên cứu hoàn thiện quy chế làm việc, quy trình giải quyết từng thủ tục hành chính, quy chế phối hợp bảo đảm 100% số hồ sơ trả đúng hạn. Củng cố, kiện toàn, sắp xếp lại đội ngũ cán bộ theo hướng đủ về số lượng, hợp lý về cơ cấu, đạt chuẩn về chuyên môn nghiệp vụ, đồng thời mạnh dạn thay thế các vị trí không đáp ứng được yêu cầu. Ngoài ra, Thành phố cần mở rộng thêm việc giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông ở một số lĩnh vực khác như thẩm định dự án đầu tư  XDCB, liên thông dọc trong lĩnh vực đất đai, lao động - thương binh - xã hội… Ðồng thời đầu tư bổ sung, nâng cấp hệ thống cơ sở vật chất, trước mắt là nâng cấp phần mềm chuyên dụng và thay thế máy tính chủ đã xuống cấp…

Bài, ảnh: Vũ Mạnh